Buchhaltung selbst organisieren
Mit handelsüblicher Software - z.B. Lexware oder WISO
- kann die Buchhaltung selbst organisiert werden. Diese Programme bieten z.B. eine fristgerechte und schnelle Umsatzsteuer Voranmeldung.
Der Gründer/die Gründerin sollte bei erhöhtem Geschäftsaufkommen überlegen, ob diese Tätigkeit an den Steuerberater übertragen wird.
Rechnungsschreibung
Der Auftragnehmer schreibt seine Rechnungen mit dem Briefkopf seiner Firma
– bei Kapitalgesellschaft mit den Namen der Geschäftsführer. Für Rechnungen mit einem Betrag von über 250 € brutto sind erforderlich:
• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Innerhalb des laufenden Jahres fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. 2019/xx)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung, des Leistungsstandorts und des Zeitpunkts der Leistung.
• Ausweis Netto-Rechnungsbetrag (ohne Mehrwertsteuer)
• Ausweis der aktuell gültigen Mehrwertsteuer im Inland und der EU (7 bzw. 19%)
• Ausweis des Brutto-Rechnungsbetrags und Angabe des Bankkontos.
• Angabe des Zahlungsziels (Zeit nach dem Kalender bestimmt = Datum – wegen der Fälligkeit und wegen der Bestimmung des Verzugs)
Im Internet werden Rechnungsschreibungsprogramme (Freeware) angeboten; auch Lexware Office bietet diese Funktion.
Geschäftskonto
Wir empfehlen ein Geschäftskonto zu eröffnen, um eine eindeutige Trennung von geschäftlichen und privaten Aktivitäten zu ermöglichen.
04/2021 EK
Da Existenzgründer/innen von der Rentenversicherung befreit sind ist eine alternative Altersvorsorge essenziell.
Als Vorsorgeaufwendungen für die Basisrente (Rürup-Rente) können für 2021 Beiträge
bis 25.046 € /Jahr zu 90%
vom steuerpflichtigen Einkommen abgesetzt werden.
Pro Jahr steigt Beides um 2%, ab 2025 können 100% geltend gemacht werden.
Für die Auswahl der günstigsten Versicherungsform und eines günstigen Anbieters stehen diverse Vergleichsportale bereit.
Mögliche Vorteile der Basisrente:
Die Rentenzahlung ist unabhängig von der Entwicklung der Altersstruktur.
Mit dem fondsgebundenen Modell kann in begrenztem Umfang am Fondserfolg partizipiert werden, das Risiko, das angestrebte Rentenniveau zum Zeitpunkt des Rentenbeginns nicht zu erreichen, ist entsprechend höher.
Je jünger jemand beim Einstieg ist, desto geringer wird dieses Risiko
– Es gibt viele Anbieter und „Testsieger“, die Auswahl kann entsprechend den persönlichen Bedürfnissen getroffen werden.
– Die steuerlich nutzbaren Einzahlungen sind höher als bei der gesetzlichen Rente.
Mögliche Nachteile der Basisrente:
Die Versorgung von Hinterbliebenen ist nur begrenzt gegen Mehraufwand möglich.
Die Garantierenten liegen weit unterhalb der in Aussicht gestellten Rente.
Beim fondsgebundenen Modell wird z.T. weniger als 30% garantiert, bei den klassischen Modellen über 50%.
Die garantierten Renten beim klassischen Modell sind kaum höher.
Tipp:
- Im Internet werden verschiedene Vergleiche zwischen den Anbietern zur Verfügung gestellt.
Gehen Sie davon aus, dass kein Vergleich sämtliche Anbieter erfasst
– und ggf. damit nicht beteiligte Anbieter günstiger sind.
Neutral verhält sich die „Stiftung Warentest“, aber auch hier haben nicht alle Anbieter teilgenommen.
Für 1€ bekommen Sie dort mit dem Link:
www.test.de/Ruerup-Rente-Drei-Angebote-sind-gut-5093860-0/
eine qualifizierte Auskunft.
Als Vorsorgeaufwendungen in der gesetzlichen Rentenversicherung konnten ab 2019 freiwillige Beiträge bis zu 18,6% des Einkommens von monatlich max. 6630 € = 1.246,20 € zu 90% vom steuerpflichtigen Einkommen abgesetzt werden, ab 2025 sind es 100%.
Mit dem Link
„Rentenversicherungspflicht Selbständige“
kann geprüft werden, ob Selbstständige ggf. schon heute rentenversicherungspflichtig ist.
Mögliche Vorteile der gesetzlichen Rente:
– Die Steigerung des Volkseinkommens wirkt sich auf die erreichte Anwartschaft während der Einzahlungs- und der Rentenzeit voll aus. Bisher brachte dies durchschnittlich 1,37% pro Jahr.
– Eine Hinterbliebenenrente an Ehepartner und Kinder ist enthalten.
– Erhebliche finanzielle Zuschüsse des Bundeshaushalts stützen das Rentenniveau. – Die gesetzliche Rente hat sämtliche Finanzkrisen seit Anbeginn überstanden, da sie eine umlagefinanzierte Rente ist.
Mögliche Nachteile der gesetzlichen Rente:
– Die zurzeit garantierte Rentenformel gilt nur bis 2025. Danach muss aufgrund der Entwicklung der Altersstruktur mit geringeren Rentenanpassungen pro Jahr gerechnet werden. Ebenfalls muss ab 2024 aufgrund der Altersstruktur mit höheren Beiträgen statt bisher 18,6% vom Bruttolohn gerechnet werden.
Je länger der Zeitraum ist, desto wahrscheinlicher wird ein Rentenbeginn z. B. erst mit 69 Jahren, wie es die Bundesbank empfiehlt. D.h. der Rentenbeginn wird wohl 1 Monat später pro Jahr nach 67 Jahren beginnen. Wann dies beginnt, ist offen.
Die Altersrente aus der gesetzlichen Rentenversicherung deckt normalerweise nur eine Grundversorgung ab. Um im Alter ausreichend abgesichert zu sein, sollten Sie daher für weitere Rücklagen sorgen.
04/2021 EK
Arbeitsverträge für geringfügige Beschäftigung können z.B. bei der IHK Frankfurt im Internet abgerufen werden: https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/mustervertraege/arbeitsvertrag-geringfuegig--5196778
Gründungszuschuss für ALG 1 Empfänger
Ein Antrag für einen Gründungszuschuss muss zwingend vor Aufnahme der selbständigen Tätigkeit bei der zuständigen Agentur für Arbeit eingereicht werden – er kann nur bis 151 Tage vor Ende der ALG 1-Bezugszeit gestellt werden.
Stets sind ein stimmiges Gründungskonzept und dazu mit uns abgestimmte Geschäftspläne (verbal und finanziell) Voraussetzung!
Vorlagen für die Geschäftspläne finden Sie unter Businessplan.
In der Phase 1 kann für sechs Monate weiter das Arbeitslosengeld 1 und ein Zuschuss von 300€ zur Sozialversicherung gewährt werden.
Phase 2 bietet auf erneuten Antrag die Verlängerung des Zuschusses zur Sozialversicherung für weitere 9 Monate. Dieser Zuschuss wird nur ausgezahlt, wenn Phase 1 der Gründung wirtschaftlich erfolgreich und mit "intensiver Geschäftstätigkeit" verlaufen ist, so der Wortlaut des Gesetzes.
Freiwillige Weiterversicherung in der Arbeitslosenversicherung
Unter bestimmten Voraussetzungen können sich Existenzgründer/innen bis drei Monate nach Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit freiwillig in der Arbeitslosenversicherung weiterversichern.
Einzelheiten siehe unter: https://www.arbeitsagentur.de/datei/hinweis-alv_ba013509.pdf
05/2021 EK
Einstiegsgeld für ALG II-Empfänger
Die Unterstützung durch ein Einstiegsgeld in die Selbständigkeit kann bis zu 24 Monate – mit mehreren Zwischenprüfungen alle 6 oder 12 Monate – betragen.
Der VFE kann ggf. die Tragfähigkeit des Gründungsvorhabens auf Anforderung des Jobcenters feststellen.
Dazu ist ein verbaler Geschäftsplan und ein Finanzplan Voraussetzung.
Rahmen dazu siehe Businessplan.
05/2021 EK
Verantwortlichkeiten:
Für das Datenschutzmanagement verantwortlich ist die Unternehmensleitung – diese muss sich um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes kümmern
Bestandsaufnahme + Verfahrensverzeichnis:
Um überhaupt bestimmen zu können, wo es Änderungsbedarf gibt, muss eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden, wo und wie mit persönlichen Daten gearbeitet wird. Danach ist ein rudimentäres Verfahrensverzeichnis aufzubauen, in diesem sind alle Verarbeitungstätig-keiten katalogartig zu dokumentieren. Dies passiert idealerweise parallel zur Bestandsaufnahme. Die Verpflichtung zur Führung und der Inhalt eines solchen Verzeichnisses ergeben sich aus Art. 30 DS-GVO. Das Verzeichnis muss stets aktuell sein, es ist auf Anfrage der Aufsichtsbehörde zur Verfügung zu stellen. Eine Excel-Vorlage dazu finden Sie auf der Homepage des Vereins, siehe – Infothek – Datenschutz – Bestandsaufnahme
Rechtmäßigkeit prüfen:
Im Datenschutzrecht gilt der Grundsatz, dass alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten verboten sind, solange sie nicht ausdrücklich erlaubt sind (Verbot mit Erlaubnisvorbe-halt). Art. 6 DS-GVO legt fest, unter welchen Voraussetzungen eine Verarbeitung erlaubt ist:
Art. 6 Abs. 1b – Vertragsanbahnung bzw. -abwicklung. Art. 6 Abs. 1c – rechtliche Pflicht.
Art. 6 Abs. 1d – lebenswichtiges Interesse. Art. 6 Abs. 1e – öffentliches Interesse. Art. 6 Abs. 1f – berechtigtes Interesse. Art. 7 Abs. 1 – Einwilligung, nachweisbar für einen oder mehrere Zwecke. Zu beachten ist, dass die Verarbeitung von „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ (zum Beispiel Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit oder sexuelle Orientierung) noch strengeren Voraussetzungen und Sicherheitsrichtlinien unterliegen.
Achtung: Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, dass sie personenbezogene Daten verarbeiten dürfen. Die Einwilligung eines Kunden muss daher dokumentiert werden, um diese im Zweifelsfall auch anführen zu können. Die bloße Behauptung, der Betroffene habe wirksam eingewilligt, ist nicht ausreichend. Der Nachweis ist insbesondere auch für Werbeeinwilligungen wie für den Versand von Newslettern wichtig. Denn in diesen Fällen kommt neben dem Datenschutzrecht auch das Wettbewerbsrecht zur Anwendung.
Datenschutzfolgeabschätzung:
Für besonders risikobehaftete Daten muss mittels einer Risikoanalyse festgestellt werden, ob eine sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DS-GVO) durchzuführen ist. Eine besonders risikobehaftete Datenverarbeitung liegt in der Regel dann vor, wenn eine systematische und umfassende Bewertung persönlicher Aspekte von Personen (z.B. Profiling) durchgeführt wird, die als Grundlage für weitere Entscheidungen herangezogen werden soll (beispielsweise zur Frage der Kreditvergabe). Der Mindestinhalt einer solchen Datenschutz-Folgeabschätzung ist vorgegeben (Art. 35 Abs. 7 DS-GVO).
Betroffenenrechte und Verstöße:
Die Betroffenenrechte (Art. 12-23 DS-GVO) wurden deutlich gestärkt. Die Geltendmachung von Ansprüchen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und „Vergessenwerden“, Einschränkungen bei der Verarbeitung, Widerspruch und Beschwerden müssen beachtet werden. Bei Datenschutzpannen kann eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb einer 72-Stunden-Frist nach Bekanntwerden der Datenschutzverletzung notwendig werden.
Verträge, Texte und Erklärungen:
Einwilligungen müssen für den konkreten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich eingeholt werden (Art. 7 DS-GVO). Für Verträge mit externen Dienstleistern zur Auftragsverarbeitung ist in den Artikeln 28 und 29 DS-GVO die Vorgabe für Vereinbarungen geregelt.
Datenschutzbeauftragter:
Gemäß § 38 BDSG des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) besteht für deutsche Unternehmen die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen – sofern mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind.
Technische und organisatorische Maßnahmen:
Zu den technischen Maßnahmen gehört insbesondere die Gewährleistung einer ausreichenden Daten- bzw. IT-Sicherheit. Die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der datenverarbeitenden Systeme sichergestellt werden.
Organisatorische Maßnahmen bestehen unter anderem darin, die Verarbeitung personenbezogener Daten von Anfang an auf ein Minimum zu reduzieren und die Daten so schnell wie möglich zu pseudonymisieren, sofern dies möglich ist. Dies entspricht dem neuen Grundsatz des Datenschutzes durch Technikgestaltung („privacy by design“), Art. 25 DS-GVO.
Wir bieten Ihnen umfangreiche Hilfen für die Erstellung von Geschäftsplänen.
Einfach auszufüllende Formblätter finden Sie unter Unsere Hilfen. Wir empfehlen in jedem Fall einen verbalen Geschäftsplan und einen finanziellen Geschäftsplan zu erstellen.
Die genaue Kenntnis des Nachfrage-Marktes und der Wettbewerber hilft bei der Definition des Konzeptes.
Dazu gibt es unsere Schulungsunterlage Marktrecherche.
Rechnergestützte Standortanalysen sind im Internet zu finden. Viele Basisdaten gibt es kostenlos, z.B. beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWI) https://www.bmwi.de/Navigation/DE/Home/home.html oder bei Statista.
Auch Verbandsinformationen können helfen.
Das nahe Umfeld (Mikromarkt) muss individuell betrachtet werden.
Alleinstellungsmerkmal
Fast jede Gründung kann erfolgreicher gestaltet werden, wenn der Gründer/die Gründerin sich intensiv über Alleinstellungsmerkmale (USP) Gedanken macht und diese definiert.
In gesättigten Märkten ist die Unterscheidung vom Wettbewerb ein wichtiges Erfolgskriterium.
Stellen Sie sich die Frage: Warum soll der Kunde bei mir kaufen? Der niedrigste Preis ist kein Alleinstellungsmerkmal!
06/2021 EK
Das BMWi bietet zur allgemeinen Unterstützung bei der Gründung (Geschäftsplan, Finanzierung) die Gründerplattform an.
Insgesamt 27 themenspezifische Broschüren für Gründer unter der Bezeichnung GründerZeiten xx sind unter www.bundesregierung.de/infomaterial abrufbar.
Kranken- und Pflegeversicherung
Die meisten dieser Themen sind so komplex, dass es dringend zu empfehlen ist, sich hier fachlichen Rat Dritter zu holen. Wenn Sie schon bei einem Versicherungsvertreter in guten Händen sind, fragen Sie diesen.
Wenn Sie einen Marktüberblick und die Breite des Marktangebotes wünschen, fragen Sie einen darauf spezialisierten Versicherungsmakler.
Insbesondere bei der wichtigen Entscheidung zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung raten wir dringend, sich professionelle Hilfe und Unterstützung zu holen.
Gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung
Für Existenzgründer gilt bei freiwilliger Versicherung in der gesetzlichen Kranken-versicherung ein Beitragssatz von 14,6% plus Zusatzbeitrag individuell pro Krankenkasse. Eine Krankengeldversicherung ab dem 43. Tag der Krankheit ist darin eingeschlossen.
Verzichtet der Gründer/die Gründerin auf das Krankengeld gilt ein ermäßigter Beitragssatz von 14,0% plus Zusatzbeitrag.
Die Monatsbeiträge werden im Jahr 2021 maximal aus der Beitragsbemessungsgrenze = mtl. 4.837,50 € berechnet.
Bei niedrigerem Gewinn und Vorlage des jüngsten Steuerbescheides können die Beiträge prozentual aus dem Einkommen berechnet werden, mindestens jedoch aus monatlich 1.096,67 €. Die Beitragssätze und die Bemessungsgrenze können sich jährlich ändern.
Nebenberufliche Selbständigkeit
Auch für nebenberuflich Selbständige gilt der o.a. Mindestbeitrag bei den gesetzlichen Krankenkassen.
Besteht eine hauptberufliche Beschäftigung, werden Beiträge nur dann fällig, wenn das Einkommen aus hauptberuflicher Tätigkeit niedriger als der Gewinn aus der nebenberuflichen Selbständigkeit ist.
Die hauptberufliche Tätigkeit kann auch die Kindererziehung bzw. die Pflege von nahen Verwandten sein.
Wir empfehlen, sich mit der (bestehenden) Krankenversicherung abzustimmen.
Private KV
In der privaten Krankenversicherung müssen Sie im Fall einer Familiengründung für jedes Familienmitglied Beiträge zahlen, während in der gesetzlichen KV Beitragsfreiheit für den Ehepartner und die Kinder besteht.
Private KV kann nach der Berufstätigkeit teuer werden.
06/2021 EK
Informieren Sie sich bitte rechtzeitig über Ihre künftige Altersvorsorge.
Eine Notwendigkeit für Existenzgründer!
Wie bekomme ich Auskunft?
Im Internetauftritt der Schufa ist die Auskunft einmal jährlich kostenlos, siehe dort Auskünfte – Produkte – Datenkopie nach Art §15 DSGVO. Dieses Angebot sollte von Gründern bereits vor dem ersten Gespräch mit einem Kreditinstitut über Finanzierungsmöglichkeiten genutzt werden, damit fehlerhafte oder überholte Eintragungen von den Verursachern gelöscht werden.
Empfehlungen einer Internetbank – Grundregeln
Steuerliche Aspekte
Unabhängig von den Informationen des Bundes der Steuerzahler, des Hessischen Ministeriums der Finanzen und der IHK Frankfurt empfehlen wir den Rat eines Steuerberaters einzuholen.
Er/Sie kann Ihre individuelle Situation einschätzen und Sie dazu beraten.
Die kostenlose Broschüre des Bundes der Steuerzahler finden Sie unter
„Steuerleitfaden für Jungunternehmer“.
Das Hessische Finanzministerium bietet einen umfassenden Download unter
„Steuerwegweiser für Existenzgründer“.
Die IHK Frankfurt hat die Broschüre
für Existenzgründer ausgearbeitet.
09/2021 EK
Die bei Neugründungen gebräuchlichsten Unternehmensformen sind die Einzelunternehmung und die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH).
Eine Kurzübersicht über die Unternehmensformen finden Sie auf unserer Homepage über diesen Link:
Eine vollständige Übersicht der Unternehmensformen in Deutschland finden Sie im Wikipedia über diesen Link: Unternehmensform
EK 02/22
• Das Land Hessen bietet auf der Internetseite
https://existenzgruendung.hessen.de
umfangreiche Informationen für Existenzgründer/innen.
• Die Hessen Agentur unterstützt mit auf der Seite
mit interessanten Analysen und Prognosen.
01/2022 EK
• Starthilfe, der erfolgreiche Weg in die Selbständigkeit – eine Publikation des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK). Siehe:
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Dossier/existenzgruendung.html
• Ebenfalls auf der Seite des BMWK befindet sich ein Überblick über die Förderprogramme des Bundes, der Länder und der Europäischen Union:
https://www.foerderdatenbank.de/FDB/DE/Home/home.html
• Hier gibt es Hinweise speziell für Gründerinnen:
https://www.existenzgruenderinnen.de/DE/Home/home_node.html
• Den Wegweiser der Bundesagentur für Arbeit finden Sie unter:
https://www.arbeitsagentur.de/datei/dok_ba015225.pdf
01/2022 EK
Namensgebung und Logo
Bei der Gestaltung des Logos, des Namens, des Werbeauftritts (z.B. geschützte Fotos) und des Internetauftritts kann ggf. eine Werbeagentur helfen. Man sollte nur darauf achten, dass die eigene (Firmen-) Persönlichkeit nicht zu kurz kommt.
Bei der Namensgebung und ggf. für das Logo (=Bildmarke) ist darauf zu achten, dass nicht gegen das Wettbewerbsrecht verstoßen und eine Abmahnung durch einen Anwalt riskiert wird. Dieser schickt umgehend seine Rechnung, die durchaus eine Höhe von bis zu 3000 € haben kann.
Deshalb sollte wie folgt vorgegangen werden:
Zunächst in einer Suchmaschine Namensideen (=Marke) mit gleichartigen und phonetisch ähnlich klingenden Namen abgleichen.
Des Weiteren sollte die Überprüfung auf vorhandene Markenrechte beim Patent- und Markenzentrum Rhein-Main https://www.patent-markenzentrum.tu-darmstadt.de/ in Darmstadt erfolgen, Kosten pro 15 Minuten = 25 €. Darüber hinaus gibt es weitere Angebote zum Patent- und Markenschutz.
Die Eintragung der eigenen Marke kann dann beim Deutschen Patent- und Markenamt erfolgen. Wenn dies nicht erfolgt, wird es ggf. später mühsam, wenn ein anderer gleiche Markenrechte eintragen lässt. Ohne Anwalt und Nachweis der älteren Rechte geht es dann nicht.
Auftritt im Internet (Homepage)
Eine nützliche Anleitung für die Gestaltung der Homepage ist beim BIEG-Hessen veröffentlicht.
Es gibt viele professionelle Gestalter für Ihre Homepage, die schnell Ergebnisse vorlegen.
Sie sollten darauf achten, dass die Besucher der Website mit max. 3 Klicks zum gewünschten Thema finden.
Auch die einfachsten Websites unterliegen dem Telemediengesetz – ein fehlerhaftes Impressum kann Abmahnprofis in die Hände spielen.
Erreichbarkeit für die Kunden
Für längere Abwesenheitszeiten ist eine Erreichbarkeit sicherzustellen. In vielen lokalen Gründerzentren wird ein Sekretariats-Service angeboten. Darüber hinaus gibt es regionale (Büroservice) und überregionale Anbieter wie z.B. www.ebuero.de oder www.global-office.de.
Eine Selbstverständlichkeit sollte das auf dem Smartphone/Tablet hinterlegte E-Mail-Konto sein.
Hier sollte auch eine geschäftliche Mailbox oder Voicemail vorhanden sein.
02/2022 EK
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